500 σελίδες λογιστικής πολιτικής, με απαντήσεις

Το πρόβλημα

Τετρακόσιες με πεντακόσιες σελίδες εσωτερικών λογιστικών εγχειριδίων. Το περιεχόμενο ήταν σωστό και αναλυτικό. Ήταν επίσης, στην πράξη, αδιάβαστο, γιατί το να βρεις τη μία παράγραφο που απαντά στην ερώτησή σου είναι πιο αργό από το να ρωτήσεις τον συνάδελφο δύο γραφεία πιο πέρα.

Οπότε ρωτούσαν τον συνάδελφο. Και οι απαντήσεις διέφεραν, ανάλογα με το ποιον ρωτούσαν και τι θυμόταν.

Τι έφτιαξα

Έναν βοηθό ανάκτησης πάνω στα εγχειρίδια, που επιστρέφει απαντήσεις σε φυσική γλώσσα θεμελιωμένες στο πραγματικό κείμενο της πολιτικής, και δείχνει πάντα από ποιο έγγραφο προήλθε η απάντηση.

Σε θέματα πολιτικής, η παραπομπή δεν είναι χαρακτηριστικό. Είναι το προϊόν.

Μια απάντηση που ένας εργαζόμενος του λογιστηρίου δεν μπορεί να ανιχνεύσει πίσω στην πηγή της δεν είναι απλώς άχρηστη. Είναι κίνδυνος συμμόρφωσης. Ο βοηθός παραπέμπει στο έγγραφο από το οποίο άντλησε, ώστε ο χρήστης να επιβεβαιώσει πριν ενεργήσει.

Αρχιτεκτονική

Παραδόθηκε στην ίδια ανάθεση με το σύστημα αντιστοίχισης υποψηφίων, για τον ίδιο πελάτη, και εγκαταστάθηκε στο ίδιο ασφαλές περιβάλλον: ξεχωριστοί πόροι ανά εφαρμογή, ένα θωρακισμένο όριο δικτύου. Και το επιχείρημα κόστους και το επιχείρημα ασφάλειας δείχνουν προς την ίδια κατεύθυνση: ένα καλά προστατευμένο περιβάλλον κοστίζει λιγότερο και είναι μικρότερο σε επιφάνεια από δύο.

Υλικό · το διαχειρίζεται ο πελάτης

1

Εγχειρίδια400–500 σελίδες, με προσθήκες και ενημερώσεις από τον πελάτη

ευρετηρίαση

2

Knowledge Baseκείμενο πολιτικής, ξεχωριστά ανά εταιρεία

Κοινό ασφαλές περιβάλλον

3

Ίδιο private subnetξεχωριστοί πόροι, ένα θωρακισμένο όριο

ερώτηση

4

Bedrock agentαπαντήσεις θεμελιωμένες στο κείμενο της πολιτικής

πάντα με πηγή

5

Απάντηση με παραπομπήσύνδεσμος στο έγγραφο προέλευσης

1. Ο πελάτης προσθέτει και ενημερώνει μόνος του τα εγχειρίδιά του. Όταν αλλάζει μια πολιτική, την αλλάζει ο ίδιος.
2. Το κείμενο κάθε εταιρείας ευρετηριάζεται ξεχωριστά, και αυτό επέτρεψε στο ίδιο σύστημα να εξυπηρετήσει δεύτερη εταιρεία χωρίς να πειραχτεί η πρώτη.
3. Τρέχει στο ίδιο ασφαλές περιβάλλον με το σύστημα αντιστοίχισης υποψηφίων, με δικούς του πόρους πίσω από ένα θωρακισμένο όριο.
4. Οι απαντήσεις θεμελιώνονται στο πραγματικό κείμενο της πολιτικής και δεν παράγονται γύρω από αυτό.
5. Κάθε απάντηση φέρει σύνδεσμο στο έγγραφο προέλευσης, ώστε ο εργαζόμενος να το επιβεβαιώσει πριν ενεργήσει.

Το αποτέλεσμα που μέτρησε

Το σύστημα βρίσκεται ακόμη σε καθημερινή χρήση. Πιο χαρακτηριστικά, ο πελάτης επέστρεψε και ζήτησε να επεκταθεί ώστε άλλη εταιρεία του ομίλου να το χρησιμοποιεί για τα δικά της εγχειρίδια.

Τα νούμερα παράδοσης είναι αυτό που ισχυρίζεται ο σύμβουλος. Το να ζητά ο πελάτης περισσότερα είναι αυτό που κάνει ο πελάτης.

Κανείς δεν ζητά επέκταση σε ένα εργαλείο που έχει σταματήσει σιωπηλά να ανοίγει. Απέδειξε επίσης ότι το σύστημα ήταν πιο γενικό από την αρχική ανάθεση: φτιαγμένο για τα λογιστικά εγχειρίδια μιας εταιρείας, μεταφέρθηκε σε διαφορετική επιχείρηση με εντελώς άλλα έγγραφα.

Κάθε οργανισμός έχει εγχειρίδια που κανείς δεν διαβάζει. Αυτό αποδείχθηκε τελικά όχι έργο, αλλά προϊόν.